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有一位时间管理大师做过一次演讲。他首先做了一个小实验：拿出一个广口瓶放在他面前的桌上，并开始一块一块地往里面放拳头大小的石块，直到石块高出瓶口，再放不下为止。他问：“瓶子满了吗？”
所有的人都答道：“满了。”
时间管理大师反问：“真的？”接着，他从桌下拿出一桶砾石，把砾石继续往瓶子里加，砾石填满了大石块之间的空隙。直到砾石再也放不进去了，他又问：“现在瓶子满了吗？”这次，众人若有所悟地说：“可能还没有。”
这位大师笑了笑，又伸手从桌下拿出一桶沙子，开始慢慢倒进玻璃瓶。然后，他又指着再也填不进去沙子的瓶子问：“满了吗？”
有的人说满了，有的人说没满。大师并没有说谁对谁错，只是拿来一个水壶，开始往瓶子里加水，直到水面与瓶口齐平。接着，大师问道：“那么，从这个例子中，我们可以领悟到什么呢？”一个人发言说：“它告诉我们，无论你的时间表多么紧凑，如果你确实努力了，你就可以做更多的事！”
“不！”大师说，“那不是它真正的意思。这例子要告诉我们：如果你不是先放大石块，那你就再也不能把它放进瓶子里。那么，什么是你生命中的大石块呢？与你爱人共度时光？你的信仰、教育、梦想？切记，时间要优先分配给这些“大石块”！”
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为了明确什么才是‘大石块’，我们可以借助“时间四象限”这个工具。我们几乎可以将所有的事情都归为四类：一是紧急并且重要的事情；而是不紧急但是重要的事情；三是紧急但不重要的事情；四是既不紧急也不重要的事情。我们将这四类事情分别放入四个象限中，如下所述：
第一象限：紧急而重要的事情，是一定要优先去做的事情，比如重要会议或工作、接待重要的人物等，是我们必须要做的事情。
第二象限：不紧急但很重要的事情，比如经营家庭和谐、学习、培训、休闲、陪客户逛街、积累人脉等，是重要的事情。
第三象限：紧急但不重要的事情，比如报告、会议、应酬，打麻将偏偏三缺一等，常常让我们感到很无奈。
第四象限：不紧急也不重要的事情，比如发呆、上网、闲聊、闲逛、逃避性活动等，是多余的、毫无意义的。
从上述中，我们很容易看出：
第一象限和第四象限壁垒分明、相互独立，要区分它们是非常容易的；而第二象限和第三象限区分起来就比较困难了，第三项象对我们的欺骗性是最大的，它很紧急的表面现象造成了重要的假象，我们很容易在上面浪费大量的时间。要把紧急和重要区分开，我们可以借助一个标准，即价值观。比如，一个人认为事业是他生命的支柱，那么恋人使性子，命令他立刻去陪她，这对于他来说可能就是紧急但不重要的事情，归属于第三象限。相反，如果一个以家庭为生命依托的人，这件事就应该归属于第二象限了。
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那么，对于这四个象限，我们应该怎样分配时间才算合理呢？
（1）时间优先分配给第一象限。毫无疑问，第一象限是我们首先要分配时间去处理的事情。比如，与外商谈判，却发现语言不通，那么找一个专业的翻译人员就是紧急而重要的事情。但是，我们也没有必要一想到这类事情就忧心忡忡，因为生活中，只有在极少数的情况下，各种因素在同一个时空出现，相关条件都具备时，这种情况才会出现。
（2）投资第二象限。该象限内的事情很重要，但不紧急，因此我们有充裕的时间去准备，有充裕的时间去做好。因此，对于第二象限，我们的时间分配原则是：重点分配。因为它的投资回报才是最大的。
第二象限的回报最高，最值得我们投入时间。对它的投入能够使我们的生活质量不断提高，生活得更加快乐。它的作用远远地超出我们的想象。
（3）跳出第三象限。第三象限事件的紧急性最容易蒙蔽人，最容易缠得我们难以脱身。例如，打麻将的时候三缺一，只要一玩起来就很难脱身，没有什么意义不说，还会浪费大量时间。一句话，将时间投入第三象限是吃力不讨好的，因此，我们要从第三象限中跳出来。
（4）放弃第四象限。家长往往禁止孩子沉迷游戏，因为沉迷游戏就归属于第四象限。它们往往是没有人生目标、没有追求的人打发时间才会去做的。然而，有几个事项是不属于这个象限的：比如说我们去运动，参加学习、培训，必要的休闲，这都是不紧急，但是重要的事情，因此不属于第四象限。
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时间有限，我们一定要分清楚对自己来说，什么是“大石块”，什么是“砾石”，什么是“沙子”，什么是“水”，把时间用到该用的。能为我们带来更多回报的事情上。
